מדריך עלויות: כמה עולה להפיק אירוע בטבע, אירוע חברה בטבע או אירוע עם משרד הביטחון?

הפקה של אירוע תחת כיפת השמיים היא חוויה עוצרת נשימה שמחברת בין האדם, הטבע והרגש. יחד עם זאת, הפקה כזו טומנת בחובה אתגרים לוגיסטיים ומורכבויות רבות המשפיעות באופן ישיר על התקציב. כאשר אנו ניגשים לתכנן אירוע בחוץ, השאלה הראשונה שעולה היא כמעט תמיד: "כמה זה באמת עולה לנו?". במדריך זה, חברת אדמה מפיקים בשטח, המומחית להפקת אירועים בטבע מאז שנת 2012, תעשה לכם סדר בעלויות השונות.

במדריך נסביר מהם הגורמים המרכזיים שמשפיעים על מחיר ההפקה, מהן ההוצאות הנסתרות שחשוב לקחת בחשבון, ונציג טווחי מחירים ברורים ומעודכנים לשלושה סוגים מרכזיים של אירועים: אירועים פרטיים, אירועים עסקיים, ואירועים ממסדיים מורכבים במיוחד.

כמה עולה להפיק אירוע בטבע (אירועים פרטיים וחתונות)?

תכנון של אירוע בטבע, כמו חתונת שטח רומנטית או בר מצווה משפחתית, דורש הקמה של מאהל או מתחם אירוח שלם מאפס. בשונה מאולם אירועים סגור שבו התשתיות קיימות ומובנות במחיר, בשטח פתוח יש לייצר את התנאים בעצמנו: החל מהבאת גנרטורים ועד פתרונות מיזוג, הצללה, שירותים ניידים מפוארים, מערכות שמע ותאורה מקצועיות וכמובן קייטרינג שטח מותאם.

טווח מחירים ממוצע: עלות הפקת אירוע פרטי בשטח פתוח נעה בדרך כלל בין 90,000 ש"ח ל-220,000 ש"ח, עבור אירועים של 150 עד 300 אורחים. המחיר עשוי להשתנות בהתאם לנגישות השטח הנבחר, סוג הקייטרינג ורמת העיצוב המבוקשת.

כמה עולה להפיק אירוע חברה בטבע?

חברות וארגונים רבים מבינים כיום כי העובדים מחפשים ריגושים מחוץ לכותלי המשרד והאולמות השגרתיים. הפקה של אירוע חברה בטבע מציעה שבירת שגרה אמיתית, גיבוש יוצא דופן וחיבור עמוק לטבע. אירועים אלו יכולים לנוע בין ימי גיבוש קלילים וספורטיביים המשלבים סדנאות שטח, לבין אירועי ערב יוקרתיים הכוללים הופעות חיות של אמנים מובילים, פינות זולה מעוצבות ועמדות פוד-טראק מעוצבות.

טווח מחירים ממוצע: העלות של אירוע חברה בשטח מתחילה בדרך כלל ב-120,000 ש"ח ויכולה להגיע ל-380,000 ש"ח ואף יותר. המחיר נגזר ממספר המשתתפים (עשרות ועד אלפי עובדים), כמות האטרקציות, רמת ההסעדה, צורכי הלינה בשטח (קמפינג או גלמפינג) ומערך ההסעות הנדרש.

הפקות מורכבות וביטחוניות: אירוע עם משרד הביטחון

הפקות עבור גופים ביטחוניים וממשלתיים דורשות עמידה בסטנדרטים המחמירים ביותר של בטיחות, רישוי, נגישות ואבטחה קפדנית. תכנון אירוע עם משרד הביטחון או כל גוף ציבורי וביטחוני אחר מחייב היכרות מעמיקה עם נהלי המכרזים, אישורי מהנדסי קונסטרוקציה, אישורי משטרה קפדניים, היערכות לוגיסטית מורכבת ומתן מענה בטיחותי מלא לכל תרחיש.

טווח מחירים ממוצע: בשל רמת האבטחה הגבוהה, הצורך בגיבויים כפולים למערכות החשמל, פריסת התקשורת בשטח קשה והדרישות הרגולטוריות המורכבות, העלות של אירועים אלו נעה בין 180,000 ש"ח ל-550,000 ש"ח ומעלה, בהתאם להיקף האירוע, גודל השטח ורמת המורכבות בשטח.

מהם הפרמטרים המשפיעים ביותר על עלות האירוע בשטח?

כדי להבין ממה מורכב המחיר הסופי של הפקה בטבע, חשוב להכיר את אבות המזון של תקציב השטח:

• תשתיות ולוגיסטיקה (כ-35% מהתקציב): הבאת גנרטורים (כולל גנרטור גיבוי), תאי שירותים ניידים מפוארים, פתרונות מים וביוב, משאיות קירור ומנופי הקמה.
• רישוי ואישורים (כ-10% מהתקציב): תשלום למהנדסי בטיחות וחשמל, חברות שמירה ואבטחה, צוותי עזרה ראשונה ורישוי מול הרשויות המקומיות, המשטרה וכיבוי האש.
• קייטרינג ומזון (כ-30% מהתקציב): קייטרינג מותאם שטח שנדרש להקים מטבח קצה פעיל, מקררים וציוד הגשה בתנאי שדה.
• עיצוב, הגברה ותאורה (כ-25% מהתקציב): יצירת האווירה באמצעות ריהוט אלטרנטיבי, פינות ישיבה מעץ, תאורת אווירה חמה המותאמת לעצים ולשטח הפתוח, ומערכות הגברה איכותיות.

למה חשוב לבחור בחברת הפקה מקצועית?

הפקת אירוע בשטח פתוח אינה דומה בשום צורה לאירוע באולם סגור. טעות קטנה בלוגיסטיקה, כגון חוסר התאמה של הספק הגנרטורים או היעדר אישור בטיחותי מתאים, עלולה להוביל לקריסת מערכות או לביטול האירוע על ידי הרשויות ברגע האחרון.

חברת אדמה מפיקים בשטח מביאה איתה מעל עשור של ניסיון בהתמודדות עם אתגרי השטח המורכבים ביותר בישראל. עם דגש על שקיפות מלאה מול הלקוח, ליווי אישי וקפדנות בלתי מתפשרת על כל פרט ופרט, אנו נדאג שהאירוע שלכם בטבע יהיה לא פחות ממושלם ובלתי נשכח.

מאת: יוסף גבאי